Un imprenditore che abbia a cuore il proprio business, dovrà per forza di cose essere all’avanguardia per quanto concerne l’organizzazione aziendale: dotare la propria attività di un insieme di regole e condotte che possano garantire una gestione corretta, sana ed efficiente sarà quindi un elemento basilare ed imprescindibile per chiunque voglia fare impresa nel modo giusto e duraturo.
Questo concetto, per quanto riguarda il tessuto imprenditoriale italiano, incontra ancora una resistenza pericolosa ed ingiustificata, nonostante gli interventi normativi apportati negli ultimi 15 anni: la riforma del diritto commerciale del 2003 ed il nuovo Disegno di Legge sulla crisi d’impresa hanno infatti assegnato la responsabilità della gestione aziendale al solo organo amministrativo, il quale avrà l’onere di selezionare e formare persone competenti e professionali, che sappiano svolgere i compiti richiesti dalla natura del proprio incarico.
Un’azienda che abbia l’obiettivo di svolgere un’attività amministrativa professionale e responsabile dovrà quindi dotarsi di un assetto organizzativo e contabile adeguato, sia alla natura dell’impresa che alla sua complessità.
Competenza, professionalità e divisioni dei ruoli, dovranno quindi diventare le basi sulle quali il comparto imprenditoriale italiano dovrà fondare il proprio cambio di rotta, ed il discorso non vale soltanto per le grandi imprese, ma soprattutto per le realtà medio-piccole.
L’aver sottovalutato un’organizzazione aziendale efficiente, negli anni, ha generato una serie di problematiche per le imprese nostrane, riassumibili in tre punti:
- Una perdita di competitività ed appetibilità delle imprese nostrane soprattutto a livello internazionale.
- Difficoltà nella gestione dei passaggi generazionali.
- Improvvisi default (in realtà spesso prevedibili).
Un’azienda che mira al successo ed al consolidamento nel proprio mercato di riferimento non può prescindere da una strategia vincente, che possa garantirle qualità, efficienza ed affidabilità. Per questo motivo, l’imprenditore che punta alla vetta dovrà sicuramente partire dalle risorse e dalle competenze presenti nella sua impresa, e dovrà avere la capacità di valorizzarle per farle rendere al meglio: la definizione di un organigramma aziendale è dunque di vitale importanza.
Che cos’è un organigramma aziendale?
Si tratta di un documento imprescindibile, che rappresenta la struttura organizzativa di un’impresa, ossia l’insieme delle scelte attraverso le quali il lavoro è diviso, ordinato e coordinato all’interno di un sistema logistico.
L’organigramma aziendale rappresenta lo scheletro di un’impresa, e le nozioni che emergono sono dunque quelle di:
- Differenziazione (divisione del lavoro).
- Strutturazione (disposizione e regolazione).
- Integrazione (coordinamento e controllo).
- Leadership (motivazione e trascinamento).
Tutto ciò mirato unicamente alla finalizzazione, ossia il fine organizzativo. La scelta dell’aspetto legale dell’impresa, la definizione di regole e procedure che i partecipanti dovranno rispettare ed il modello organizzativo che essa assumerà, rispondono perfettamente a ciò che rappresenta la definizione di un organigramma aziendale.
La struttura organizzativa di un’azienda, delineata dall’organigramma, è come l’assetto tattico di una squadra di calcio, il modulo con il quale affrontare gli avversari, che cambia a seconda delle esigenze e dei principi di gioco: in base al tipo di business e dei relativi fattori di successo, si possono adottare diverse forme. Le principali conformazioni di struttura organizzativa sono tre: struttura funzionale, divisionale ed a matrice.
Vediamole in dettaglio:
- La struttura funzionale è quella più diffusa, l’azienda è divisa in aree affini per ambito di attività: amministrazione, acquisti e vendite, ufficio tecnico, produzione, etc. Viene solitamente adottata da piccole realtà, con poca esperienza sui mercati internazionali, che producono beni poco differenziati e che si rivolgono principalmente a mercati interni. Il vantaggio principale risiede nella capacità di raggiungere una buona efficienza locale, ottenendo elevata specializzazione nei ruoli ed un maggior rendimento operativo in ogni mansione. Lo svantaggio più rilevante è il rischio di incappare in una coordinazione limitata tra i vari reparti, andando incontro ad un’eccessiva focalizzazione sulle proprie attività specifiche rispetto a quelle comuni dell’azienda.
- La struttura divisionale prevede una sorta di frammentazione interna dell’azienda stessa, dove solitamente ciascuna divisone presenta al suo interno una struttura funzionale, adottando parzialmente i criteri precedentemente illustrati: alcuni compiti possono essere duplicati tra i vari settori, mentre alcune funzioni possono essere svolte centralmente, ad esempio i sistemi informatici e l’amministrazione. Il vantaggio principale di questo assetto è la capacità di generare competizione interna, favorendo le prestazioni produttive, lo svantaggio è la possibilità che si formino aziende “distinte” all’interno della stessa.
La struttura organizzativa divisionale può essere di due tipi, per prodotto e geografica. - La struttura divisionale per prodotto raggruppa in un’unica divisione tutte le attività inerenti un determinato prodotto, quali ad esempio marketing e finanza. È una configurazione peculiare delle imprese multi prodotto che sono strutturate come gruppo aziendale, dove ogni divisione è una sussidiaria.
I vantaggi di questa tipologia sono la spiccata semplicità nella realizzazione della strategia di diversificazione produttiva, dove la concentrazione delle operazioni che riguardano uno specifico prodotto permette una flessibilità maggiore.
Anche qui il rischio è un’eccessiva concentrazione verso la propria divisione di competenza, che può generare conflitti con l’amministrazione centrale. - La struttura divisionale per area geografica viene solitamente scelta quando i centri di produzione ed i mercati finali sono distribuiti su un territorio molto esteso, oppure quando l’azienda si occupa di prodotti o servizi simili, come ad esempio compagnie telefoniche o assicurative. Anche in questo caso, ogni divisone è una sussidiaria, che corrisponde ad un reparto organizzativo facente parte di un gruppo. I vantaggi principali sono la facilità di comunicazione tra le diverse unità operative e la riduzione dei costi di trasporto, oltre alla capacità di saper riconoscere e soddisfare le esigenze dei consumatori locali.
Lo svantaggio principale è sempre lo stesso: l’eccessiva autonomia di ciascuna unità potrebbe scontrarsi con l’amministrazione centrale. - La struttura a matrice è un misto tra le due precedenti, sviluppandosi su entrambe le dimensioni prima osservate: una propriamente funzionale ed un’altra specifica del business, quindi come già visto o per linea di prodotto o per area geografica. Saranno presenti in questo caso manager specifici per funzioni e progetti.
Il vantaggio che ne consegue è una chiarezza superiore all’interno dei ruoli decisionali, che comporterà maggiore efficienza e velocità sia in ambito decisionale che comunicativo.
Lo svantaggio risiede nel fatto che un elevato grado di potere ed autonomia tra i dirigenti potrà portare ad una serie di conflitti ideologici e decisionali, generando confusione all’interno della struttura.
Un organigramma aziendale completo, ben realizzato e realmente applicato, permetterà ai dipendenti di avere ben chiara la propria posizione, spronandoli a dare il meglio, perché consapevoli di chi sarà a decidere, pianificare, coordinare e controllare il lavoro svolto.
Per un’azienda che vuole avere successo sarà basilare rendere chiare queste dinamiche, mettendo quindi al centro del proprio progetto imprenditoriale organizzazione e divisione dei ruoli.